Top 10 Tipps für Video-Meetings

Natürlich geht es schon vorher los, denn im virtuellen Raum ist Aufmerksamkeit kostbar und flüchtig. Also: Was soll rauskommen aus dem Treffen? Und: In welcher Reihenfolge gehen wir das an? Die Kategorien "wichtig" & "dringend" des Herrn Eisenhower können euch in der Vorbereitung helfen, die Themen schön zu sortieren.

Bei Videokonferenzen werden Auge und Ohr oft überfordert (schmaler Ton, instabile Technik, Fokus auf Sehen & Hören).

Unser Fühlen (Distanzverhalten, Verteilung im Raum, Physiognomie der Teilnehmenden, Haptik des Raums...) und Riechen (biochemische Eindrücke der Menschen und der Umgebung) sind unterversorgt. Wir kompensieren in den Kanälen hin und her. Damit sind wir unterschwellig sehr stark beansprucht.

Da Video-Meetings eine klare Regie fordern, die aufwendig ist, Disziplin verlangen und nochmals Energie zehren, ist die Devise: Themen rauswerfen und runter vom inhaltlichen Gas!

Bei wichtigen Treffen erspart ihr euch überraschende Situationen, wenn ihr einen Probedurchlauf mit Sparringspartnern durchführt. Lässt sich das Video wie geplant einspielen, die Folie teilen? Wie gut ist mein Vorführgegenstand zu sehen? Klappt die Abstimmung / das Brainstorming in der Gruppe am Whiteboard so schnell wie gedacht?

All das führt zu langwierigen Extrarunden, wenn es später nicht klappt, weil man sich verschätzt. Übung zahlt sich hier aus.

Ja, ich weiß: Zurück in die Steinzeit. Aber wer am Montag Morgen im Stadtbereich mit all seinen Nachbarn in die W-Lans einsteigt, am besten über denselben Kanal, surft schnell mit vielen Standbildern, Lücken, und frustrierenden Versuchen, sich wieder einzuwählen. Ganz doof, wenn du das Treffen leitest, und als Erster rausfliegst. Ich habe mir mehrere Lan-Kabel - zum Teil 25 Meter lang - für verschiedene Räume gekauft und empfinde sie als Quell der Ruhe.

Lan-Kabel rein und los geht´s (vorher im Zweifel je nach Laptop noch einen Adapter kaufen). Das lohnt sich langfristig und spart Nerven!

Leider ist es nicht egal, ob man mit Laptop, Tablet oder Smartphone dabei ist. Viele Möglichkeiten bleiben einem mit den kleinen Geschwistern des Laptops verwehrt, weil sie technisch nicht alles ermöglichen. Es kann nervtötend für den Rest der Teilnehmenden sein, wenn einer ständig fragt, wo denn dieser oder jener Button sei, man finde ihn gerade auf seinem Smartphone nicht... Wer auf seinem Smartphone hantiert, der fummelt und wischt anderen - rein optisch - zusätzlich mit einem riesigen Finger im Gesicht herum, während er irgendwohin schaut, nur nicht in die Kamera. Das zehrt enorm an der Aufmerksamkeits-Energie aller.

Also: Macht den Rechner an (mit Netzkabel!), das entspannt euch, erweitert die Möglichkeiten und ist ein heldenhafter Dienst an den MitstreiterInnen.

"Ich brauche kein Headset / vertrage die doofen Dinger nicht / hab noch kein schönes gefunden."

Trotzdem: Die anderen brauchen es, kauft eins, setzt es auf und trainiert, bastelt es im Zweifel schön - aber verwendet es. Kopfhörer retten die Technik und (ich wiederhole mich) die Energie der anderen. Ohne Kopfhörer doppelt das Mikrofon des eigenen Geräts sehr oft den Ton der stattfindenden Konferenz (gerade wenn ihr voll aufdreht) und es entstehen Loops. Oder man klingt weit weit weg. Das kriegt man als Verursacher meist nicht mit.

Und so fährt die Besprechungs-Gemeinschaft dann eine "Extrarunde Technik" fern der eigentlichen Themen.

Denkt an ein Volksfest: Niemand kann länger als zwei Fahrten an einer Bude stehen, die "Nochmal dabei sein, nochmal mitgefahren!! Und jetzt geht´s rückwärts!!" in allen möglichen Klangverzerrungen und Loops rausposaunt.

Prüft vor Start der Konferenz den Ton-Kanal, denn manch ein Rechner ist noch auf einen anderen Eingabe-Kanal eingestellt, oder die Batterie des kabellosen Kopfhörers könnte schlicht leer sein.

Manche Veranstalter sind mit den Medien-Wechseln virtuos: Von der Galerie-Ansicht bittet man zur Sprecheransicht, zu Video aus und wieder an, ab in den Breakout-room und wieder zurück, gefolgt von einer geteilten Präsentation und so weiter. 

Da kann einem ein Blatt Papier für Notizen die nötige Ruhe, Orientierung und Erdung zurück bringen.

Schöne Sache: Alle zeichnen zu Beginn den Teilnehmerkreis als tatsächlichen Kreis mit Namen (wie die Ziffern einer Uhr) auf ein Blatt. So kann man leichtfüssig mal eine Kommentar-Runde machen, bei der jede/r weiß, wann man dran ist.

Das geht zwar auch virtuell, aber ich muss dann wieder in dieses Medium schauen, um mich zu orientieren. Für generelle Notizen haben Blatt und Stift den Vorteil, dass beim Schreiben keine Tastatur bei den anderen Teilnehmern im Ohr klackert. Denn wer schaltet sich für diese Momente schon konsequent stumm?

Wenn ich nicht spreche: Ton aus! Und keine Geräuschquellen im Umfeld akzeptieren. Sucht euch einen ruhigen Platz, der ruhig bleibt.

Der telefonierende Kollege, ein aktiver Vogel im Gebüsch hinter mir, die Kinder, die bei offener Tür eigentlich weit genug weg im anderen Zimmer spielen. Ein Mikrofon verstärkt oft das Signal, das es von irgendwo herkriegt. In guter Absicht - mit störendem Effekt. Deshalb: Konsequent die Störquellen vermeiden.

Es gibt etliche Bilder und Geschichten zu Videokonferenzen, die sich darüber lustig machen, dass Menschen seit Monaten keine Hosen mehr brauchen. Außer, sie verlassen doch mal das Haus.

Kann sehr gut klappen. Und dann stehst du unbedacht bei der Konferenz auf, um das Fenster zu schliessen...

Außerdem kommt mal die Katze ins Bild oder der winkende Partner. Wenn ich mit dem Rücken zum sonnigen Morgen-Erwachen vor dem Fenster sitze, bin ich im Gegenlicht nur eine schwarze Silhouette im virtuellen Raum.

Wie gesagt: Unsere Aufmerksamkeit vollbringt dann Höchstleistungen, um unsere Körpersprache zu erahnen oder zu vervollständigen, Bilder als irrelevant auszuklammern und sich auf das eigentliche Thema zu konzentrieren. 

Um es klar zu machen: Das persönliche Ambiente kann eine super Auflockerung sein, ein Thema, über das man im Team mal explizit sprechen kann oder sollte. Aber als Grundrauschen raubt es die sehr wertvolle Konzentration.

Geht die Kamera an, seid ihr und alles, was euch umgibt, komplett auf der Bühne!

Stilles Zuhören beim Meeting kann schön sein, beruhigend wie ein Hörspiel. Auf Dauer bringt es uns aber in den Stand-Bye-Modus und wir klinken uns gedanklich aus. Die pure Info ist dann zu viel und wird eben nicht von der Körpersprache akzentuiert eingebettet.

Lange Redebeiträge stossen so oft auf keine entsprechende Resonanzen.

Und das ist das entscheidende Element: Resonanz. Im echten Treffen auch körpersprachlich schnell im Raum vertreten, fehlt Resonanz im Video-Kontext auf vielen Ebenen. 

Deshalb machen konkrete Fragen einen großen Unterschied für deine eigene Beteiligung, die Beteiligung der anderen und die Motivation insgesamt.

Befragen sich Teilnehmer, lausche ich interessierter. Werde ich gefragt, fühle ich mich präsenter, ich empfinde Wertschätzung, erhalte Platz. Frage ich andere, beteilige ich mich, folge meiner Motivation und gebe allen anderen die Gelegenheit, bei einem Gespräch dabei zu sein, nicht bei einem Monolog.

Eine schöne Übung, die ihr beim nächsten Jour Fixe ausprobieren könnt: Alle Teilnehmenden sprechen nur, wenn sie eine Frage stellen oder wenn sie selbst gefragt werden.

Viel Spaß bei fokussierten Videokonferenzen mit stabilem Bild und Ton,

klarem Ziel und motivierten Teilnehmenden!